Hoe kun je vrijer vergaderen?

Ik zit bij een vergadering en vraag me af waarom het nou ook al weer zo leuk was om voor te zitten. Ik zit met mijn mond vol tanden. Ik voel dat ik mijn nek uitstrek en mijn wenkbrauwen optrek. Ik trek een standaardcompliment uit de kast voor de bijdrage van een deelnemer, maar het voelt niet gemeend. Ik vind dit spannend. Er spelen dingen die ik weet, maar anderen niet. En ik kan me er niet vrijuit over uitspreken.

Achteraf ga ik terug naar het moment dat het spannend werd voor me. Ik kom er niet goed uit waarom het nou zo spannend was allemaal. Was ik bang dat er niet genoeg tijd zou zijn en dat mensen niet blij met me zouden zijn als voorzitter? Was ik bang om dingen verkeerd te zeggen? Vond ik de verantwoordelijkheid teveel? Wilde ik teveel zorgen voor de dingen die er speelden? Dat zat er allemaal wel een beetje bij. Het doet er ook niet toe om precies te weten wat ik dacht of voelde. Wat ik in ieder geval had gemerkt was dat ik niet zo lekker en optimaal functioneerde als ik zou kunnen.

Ik besluit om er iets aan te doen. Ik doe vijf minuten een verbindingsproces ‘Het ABC van Ontstressen’. Ik houd mijn aandacht bij de spanning die ik voelde in de vergadering. Na het verbindingsproces komt de volgende gedachte op:

‘We geven samen leiding aan deze vergadering.’

Ik hoef het niet alleen te doen. Ik voel vertrouwen in de bijdrage van de andere deelnemers.

Ik merk hoe ik diep zucht. Er verschijnt een glimlach op mijn gezicht. Dit is wat ik heb geleerd tijdens mijn studie sociale psychologie. Ik was het even kwijt. Als je in een groep met elkaar samen werkt, kun je leiderschapstaken delen. Dat is precies waarom ik het voorzitten leuk vind: Faciliteren en de structuur bewaken zodat ieder zijn inbreng kan doen. Zodat we samen meer zijn dat de som der delen.

De keer daarna zit ik ontspannen de vergadering voor. Ik geef makkelijk de ruimte aan ieder die dat wil. Ik laat anderen meesturen met het groepsproces. Ik stuur als het nodig is. Ik neem voorstellen mee waar dat passend is. Ik stel voor om bepaalde punten later te doen en ben er zo transparant mogelijk in. Verder voel ik vertrouwen dat het wel goed komt, dat we als groep steeds meer een structuur van werken vinden die ons past.

En mocht ik het toch weer spannend vinden: dan pas ik het ABC van Ontstressen toe.

In mijn tijd als opleider bij NS heb ik veel trainingen gegeven. Ik vond het onbevredigend, want als puntje bij paaltje kwam, pasten mensen lang niet altijd toe wat ze geleerd hadden. Ze schoten in hun wiek om iets, ze waren te onzeker, of bevroren omdat ze zich onveilig voelden. Allemaal stress reacties.

Stress vernauwt je denken. Het laat je lichaam en brein via je amygdala een alarmreactie volgen waardoor je IQ met 12 punten afneemt (dat is veel!).  Zodra je amygdala via zintuigelijke signalen de conclusie trekt dat het niet veilig is, zorgt het voor een short-cut. Je gaat vechten, vluchten of je verlamt. En je kan niet meer bij je zo netjes in een training of studie geleerde kennis. Die is ver weg.

Zo’n patroon gaat volautomatisch. Je onderbewuste neemt het over. Het is heel moeilijk om via je wilskracht en je bewuste denken je ter plekke ter herinneren wat je het beste kan doen. Vandaar dat je vaak achteraf denkt: ‘Ach. Dàt had ik moet zeggen! Waarom kom ik er nou niet op als het nodig is!’.

Waar haalt je amygdala de kennis vandaan dat het niet veilig is? Op basis van eerdere, soms al heel oude zintuigelijke informatie. Als er drie stukjes zintuigelijke informatie overeenkomen met een oude situatie waarin je controleverlies ervaarde, dan gaat het alarmprogramma aan.

Gelukkig zijn er tegenwoordig processen beschikbaar om deze automatische koppeling te doorbreken. Live The Connection bevat een hele serie van dit soort zogenaamde verbindingsprocessen.

Wil je weten hoe dat werkt? Kom dan naar de Workshop Ontstressen van 4 mei en leer de stress van je competenties af te halen zodat je al je kennis en vaardigheden tot je beschikking hebt. Zodat je niet meer in je incompetentie schiet op zo’n moment. Omdat je die koppeling doorbroken hebt.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.